Digitalisierung im Mittelstand: Die wichtigsten IT-Trends für Unternehmen

Digitalisierung ist heute eine Voraussetzung für Wettbewerbsfähigkeit. Im Jahr 2025 verfügten 71% der kleinen und mittleren Unternehmen in der EU über mindestens eine grundlegende digitale Ausstattung. Einen sehr hohen Digitalisierungsgrad erreichten jedoch nur 9%. 

Fachleute beobachten in Europa daher große Unterschiede bei der digitalen Reife: Grundlegende Lösungen sind bereits verbreitet, doch die vollständige Vernetzung der Abläufe bleibt schwierig. Deshalb gehören Cloud-Systeme, Automatisierung, Datenverarbeitung, elektronischer Handel und Cybersicherheit zu den wichtigsten IT-Trends.

Die digitale Grundlage: Cloud-Dienste und vernetzte Systeme

Der ständige Datenaustausch verschafft der Geschäftsführung einen vollständigen Überblick und erleichtert die Steuerung des Unternehmens. Nehmen wir einen Produktionsbetrieb als Beispiel. Ein Mitarbeiter erfasst einen Auftrag im CRM-System. Die Daten werden an das ERP-System übermittelt. Dieses prüft den Materialbestand, erstellt einen Produktionsauftrag und leitet den Betrag an die Buchhaltung weiter.

Die digitalen Systeme übernehmen dabei verschiedene, miteinander verbundene Aufgaben:

• Das CRM-System speichert Kontaktdaten, Anfragen und die Verkaufshistorie.
• Das ERP-System verbindet Einkauf, Lager, Produktion und Finanzen.
• Die elektronische Dokumentenverwaltung beschleunigt die Freigabe von Verträgen.
• Eine Cloud-Plattform ermöglicht den Beschäftigten einen sicheren Zugriff auf Daten.

So arbeiten nicht nur große Konzerne. Im Jahr 2025 nutzten 46,45% der Unternehmen in der EU ein ERP-System und 28,51% ein CRM-System. Kostenpflichtige Cloud-Dienste verwendeten 49,3% der kleinen und 66,78% der mittleren Unternehmen. Der Vorteil der Cloud besteht nicht nur darin, auf einen eigenen Server verzichten zu können. Ein Unternehmen kann schnell neue Beschäftigte hinzufügen, den Speicher erweitern oder eine neue Niederlassung eröffnen.

Wie die Automatisierung täglicher Abläufe Routinearbeit und unnötige Fehler vermeidet

Die Automatisierung übernimmt eintönige, wiederkehrende Aufgaben. Ein Online-Shop kann zum Beispiel eine Bestellung bestätigen, den Zahlungseingang prüfen, den Warenbestand anpassen und einen Lieferschein erstellen. Ein Mitarbeiter greift nur ein, wenn ein Artikel ausverkauft ist, die Zahlung fehlschlägt oder der Kunde seine Bestellung ändert.

Die Automatisierung beschränkt sich längst nicht mehr auf Online-Shops. Heute steuert sie auch Streamingdienste, Buchungsplattformen, Kundenprogramme und viele andere digitale Angebote. Rabatte werden automatisch aktiviert, Bonusprogramme berechnen den Fortschritt der Nutzer, Zahlungen werden geprüft und persönliche Einstellungen auf verschiedenen Geräten synchronisiert. Ohne diese Abläufe müssten viele digitale Dienste deutlich langsamer arbeiten und zahlreiche Prozesse manuell bearbeiten.

Auch Unterhaltungsplattformen nutzen solche Systeme. Bei Angeboten wie dem 5gringos Online-Casino werden beispielsweise Benutzerkonten verwaltet, Transaktionen verarbeitet, Einzahlungs- und Auszahlungsvorgänge dokumentiert sowie Alters- und Identitätsprüfungen automatisiert durchgeführt. Dadurch laufen viele Hintergrundprozesse im Alltag der Nutzer nahezu unbemerkt ab, während Mitarbeitende sich auf Ausnahmen oder individuelle Anfragen konzentrieren können.

Doch nicht nur Unternehmen der digitalen Unterhaltungsbranche automatisieren ihre täglichen Abläufe. Für die industrielle Fertigung ist dies ebenso wichtig. Die deutsche Baumann Group produziert täglich 500 bis 600 Küchen. Dabei hat fast jeder Auftrag eigene Maße, Farben und Ausstattungsmerkmale. Eine herkömmliche Fließbandfertigung reicht dafür nicht mehr aus.

Das Unternehmen investierte fast 50 Millionen Euro in Digitalisierung und Automatisierung. Im Werk arbeiten 14 robotergestützte Fertigungszellen. Sie schneiden Platten zu, bohren Löcher und sortieren Bauteile. Bildverarbeitungssysteme helfen den Robotern, einzelne Teile zu erkennen. Fahrerlose Transportfahrzeuge bringen Materialien von einem Arbeitsbereich zum nächsten. Dadurch konnte das Unternehmen Abfälle und Produktionskosten senken.

Wie die Digitalisierung den Kundenkontakt verbessert

Moderne digitale Technik erleichtert den Kontakt mit Kunden. Der Betreiber eines Online-Shops muss einen Käufer zum Beispiel nicht nach jedem Detail fragen. Er sieht, woher ein neuer Kunde kommt, welches Produkt er angesehen hat, an welcher Stelle er den Warenkorb verlassen hat und ob er nach einer Erinnerung zurückgekehrt ist.

Digitale Vertriebskanäle werden immer beliebter. Nach Angaben von Eurostat entfielen 2025 insgesamt 19% des Umsatzes von EU-Unternehmen auf elektronische Verkäufe. Bei kleinen und mittleren Unternehmen lag der Anteil bei 12%. Eine Internetseite allein schafft jedoch noch keinen modernen Kundenservice.

Dazu müssen Internetseite, CRM-System, Lager, Zahlungsabwicklung und Kundendienst miteinander verbunden sein. Dann sieht der Berater frühere Anfragen, das Lager reserviert die Ware sofort und der Käufer erhält einen genauen Status. Die Auswertung zeigt, an welchen Stellen Zeit und Geld verloren gehen. Gleichzeitig erhält das Unternehmen viele nützliche Daten an einem Ort.

Cybersicherheit und digitale Kompetenzen als Grundlage einer nachhaltigen Umstellung

Cybersicherheit und die Fähigkeiten der Beschäftigten entscheiden darüber, ob ein digitales System dem Arbeitsalltag standhält. Im Jahr 2023 waren 21,54% der Unternehmen in der EU von Folgen eines IT-Sicherheitsvorfalls betroffen. Gleichzeitig verfügten 2024 nur 35,5% über dokumentierte Regeln, Verfahren oder Schutzmaßnahmen.

Ein einzelnes Antivirenprogramm reicht dafür nicht aus. Unternehmen brauchen mehrere aufeinander abgestimmte Regeln:

• Mehrfaktor-Authentifizierung für wichtige Systeme;
• Zugriffsrechte entsprechend der jeweiligen Tätigkeit;
• Sicherungskopien mit regelmäßiger Prüfung der Wiederherstellung;
• schnelle Installation von Aktualisierungen;
• regelmäßige Schulungen zum Erkennen von Phishing;
• einen Notfallplan für Ausfälle oder Datenlecks.

Eine einmalige Schulung für den Geschäftsbericht genügt nicht. Nur regelmäßige und konsequente Arbeit führt zum gewünschten Ergebnis.

Wie Digitalisierung nützlich und wirksam wird

Digitalisierung bringt Ergebnisse, wenn ein Unternehmen systematisch vorgeht und die Wirkung fortlaufend prüft. Zunächst kann es einen problematischen Ablauf auswählen: lange Rechnungsfreigaben, Fehler im Lager oder langsame Antworten auf Kundenanfragen. Danach müssen die Ausgangswerte erfasst werden. Dazu gehören etwa der Zeitaufwand, die Zahl der Fehler, die Kosten eines Vorgangs oder der Anteil verlorener Bestellungen.

Anschließend startet das Unternehmen ein kleines Pilotprojekt, schult das Team und vergleicht die Ergebnisse. 

Tobias Friedrich

Gründer & Geschäftsführer Finanzriese GmbH · Versicherungsmakler (§ 34d GewO)

Tobias Friedrich ist Diplom-Ingenieur und geprüfter Fachmann für Versicherungsvermittlung (IHK). Als Geschäftsführer der Finanzriese GmbH betreibt er mehrere unabhängige Vergleichsportale. Sein Anspruch: komplexe Versicherungsthemen verständlich machen – „Versichern heißt verstehen, auch dann, wenn es kompliziert wird.“

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